APRUEBAN NUEVA DIRECTIVA PARA LA GESTIÓN DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS

La Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR aprobó la directiva «Normas para la gestión del proceso de administración de legajos», la cual establece y precisa las técnicas y procedimientos que deben seguir las oficinas de recursos humanos de las entidades públicas peruanas para la gestión administrativa de estos documentos.

Esta directiva, que fue aprobada a través de la resolución de Presidencia Ejecutiva N. ° 190-2023-SERVIR-PE, busca fortalecer y mejorar la gestión de los recursos humanos en las entidades como parte de la implementación progresiva de la Plataforma Integrada para la Gestión Electrónica de Recursos Humanos, la cual se enfoca en la modernización del Estado.

Entre las principales especificaciones de la directiva se encuentran:

● La necesidad de que cada entidad pública cuente con una relación digital de los legajos activos y pasivos, donde se controle la información del legajo y se identifique el número, el estado y la ubicación de cada uno de ellos.

● Las entidades deben adoptar medidas pertinentes para evitar la pérdida de la información.

● El contenido del legajo personal es intangible y no pueden introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados, ni agregados en los documentos que distorsionen su contenido, generando dudas sobre su autenticidad o que dificulten su visión o lectura.

● En caso un legajo físico se extravíe, la Oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces, tendrá la obligación de reconstruir el legajo bajo responsabilidad, independientemente de la solicitud del interesado.

● Cuando un servidor civil accede a otro puesto en una entidad distinta a través de un concurso en el régimen de la Ley N° 30057, la entidad pública de origen debe remitir el legajo en archivo físico a la entidad de destino.

Además, el documento establece que las entidades de los tres niveles de gobierno están sujetas al cumplimiento de esta norma desde el día siguiente de su publicación para los servidores ingresantes a partir del 06 de octubre de 2023, estableciendo para la adecuación de los legajos activos de servidores el plazo de seis (6) meses para las entidades públicas del Gobierno Nacional ; doce (12) meses de plazo para las del Gobierno Regional; y dieciocho (18) meses de plazo, para las entidades del Gobierno Local.

Cabe señalar que SERVIR tendrá a su cargo el establecer los lineamientos para la administración de los legajos, así como brindar apoyo y asistencia técnica para el cumplimiento de la directiva a las entidades que lo requieran, ello a través de su Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos.